Cấu trúc viết thư tiếng Anh nói riêng và cấu trúc viết thư nói chung đã và đang là một kĩ năng mà bất cứ ai cũng cần phải nắm vững. Hiểu về cấu trúc viết thư sẽ cho bạn lợi thế rất lớn trong công việc và trong phát triển bản thân.
Ví dụ đơn giản như khi bạn cần đi xin việc, viết một lá thư xin việc hay, đúng chuẩn chính là một ưu điểm để giới thiệu bản thân và tóm tắt ngắn gọn nhất về năng lực của mình.
Vậy một bức thư tiếng Anh sẽ bao gồm những phần nào? Cùng WISE English đọc thêm bài viết bên dưới nhé!
I. Lợi ích khi biết cấu trúc viết thư tiếng Anh
Lợi ích đầu tiên phải kể đến chính là giúp ta viết thư một cách mạch lạc, ngắn gọn và dễ hiểu. Như vậy sẽ tạo được ấn tượng tốt và dễ dàng nắm bắt thông tin với người nhận.
Ngoài ra, việc biết cách trình bày bố cục phù hợp cho bức thư cũng là yếu tố quan trọng trong việc truyền đạt nội dung tới người nhận một cách mạch lạc và chính xác nhất.
Cùng tìm hiểu ngay cấu trúc viết thư tiếng Anh bên dưới nhé!
II. Cấu trúc viết thư tiếng Anh
Cấu trúc viết thư cơ bản bao gồm các phần sau:
- Ngày/tháng/năm
- Lời chào
- Mục đích viết thư
- Nội dung
- Kết thúc
1. Mở đầu
Cấu trúc viết thư tiếng Anh sẽ có phần mở đầu với 2 ý chính bao gồm: Chào hỏi và Giới thiệu bản thân. Là cái nhìn đầu tiên với người đọc, nó quyết định tầm quan trọng tới việc người đọc có ấn tượng bức thư của mình hay không. Vì vậy, sự chỉnh chu ở phần này nắm vai trò quan trọng cho bức thư của mình
1.1. Chào hỏi
Chào hỏi là phần đầu tiên trong mỗi viết thư tiếng Anh, và ở phần này quan trọng là bạn phải nêu được tên của người nhận, gửi cho ai?
Mọi lá thư đều bắt đầu ở cấu trúc chào hỏi như: Dear + tên người nhận
- Trường hợp biết tên người nhận, tuy nhiên không thân thiết/ chưa gặp: Dear + danh xưng + họ
Ví dụ: Dear Mr Bob, Dear Ms Sanedy, Dear Mrs Mini,..
- Trường hợp có mối quan hệ thân thiết với người nhận: Dear + tên
Ví dụ: Dear Tina, Dear Peter, Dear Army, Dear Leyla,…
- Trường hợp chưa biết tên người nhận: Dear Sir/ Dear Madam
1.2. Giới thiệu bản thân
Tuỳ vào mức độ thân thiết của bạn với người nhận thư mà thể hiện sự trang trọng ở phần giới thiệu bản thân này, nên lựa chọn cách giới thiệu hợp lý để dễ ấn tượng với người đọc và tránh gây hiểu nhầm. Nếu như người nhận là người mà bạn quá thân thiết hoặc thường xuyên trao đổi công việc thì phần này bạn có thể lược bỏ hoặc tóm tắt đơn giản.
Tham khảo cấu trúc giới thiệu bản thân như sau:
My name is + name. We met at/ in + date, location.
(Tên mình là + tên. Chúng ta đã từng gặp tại + thời gian/địa điểm)
Ví dụ: My name is Tina. We met at your house yesterday!
2. Nội dung
Để truyền tải đầy đủ nội dụng của bức thư một cách rõ ràng nhất. Ở phần này đòi hỏi bạn phải chỉnh chu, nêu ra đầy đủ ý chi tiết nhất những thông tin gửi đến người nhận. Phần này được chia làm 3 ý chính như sau: Hỏi thăm, Lí do viết thư và Nội dung chính
2.1. Hỏi thăm:
Đối với bức thư hồi đáp thường bắt đầu bằng cụm từ “Thank you”:
Thank you for your letter/ email
(Cảm ơn vì bức thư/email của bạn)
Thank you for sending a letter to me/ emailing me
(Cảm ơn vì đã gửi/email cho tôi)
Thank you for contacting us
(Cảm ơn vì đã liên hệ chúng tôi)
- Đối với bức thư gửi cho người thân thường hỏi thăm bằng cách thân mật như sau:
How are you?/ How have you been?/ How was your weekend?
(Bạn có khoẻ không?/ Dạo này bạn thế nào?/ Cuối tuần của bạn thế nào?
- Đối với bức thư hỏi thăm trang trọng:
I hope you have a good day
(Tôi hi vọng bạn có một ngày tốt lành)
2.2. Lí do viết thư:
Cấu trúc của lí do viết thư tiếng Anh thường bắt đầu bằng:
I am writing/ I will talk about
- Đối với thư trang trọng:
I am writing to ask about…
(Tôi viết thư để hỏi về vấn đề…)
I am contacting you for these reasons…
(Tôi liên hệ bạn vì lí do này…)
I am writing this letter to request information about…
(Tôi viết bức thư này để yêu cầu thêm thông tin về…)
- Đối với thư thân mật/ gửi cho người thân:
I am writing this letter to tell you about…
(Tôi viết bức thư này để kể với bạn về…)
2.3. Nội dung chính:
Phần nội dung chính này là phần quan trọng nhất và chứa đầy đủ thông tin muốn truyền tải đến người nhận. Vì vậy, bạn cần lưu ý triển khai đầy đủ thông tin và ngắn gọn nhất để người đọc có thể dễ dàng nắm bắt thông tin. Một số cấu trúc nội dung chính của cấu trúc viết thư dưới đây:
- Thư hồi đáp/ đề cập đến vấn đề trước đó:
As you mentioned/stated in your letter,…
(Như bạn đã đề cập/ đã nêu trong thư của mình,…)
Regarding…/ With regards to…/ Concerning…/ As for…/ In terms of…/
According to…
(Về…)
In response to your request…
(Đáp lại yêu cầu của bạn…)
As per our previous conversation…
(Theo cuộc trò chuyện trước đây của chúng tôi…)
According to our last meeting…
(Theo cuộc họp cuối cùng của chúng tôi…)
- Thư cảm ơn:
Thank you so much for sth
(Cảm ơn rất nhiều vì…)
I was excited to receive your gifts and want to express my thanks to…
(Tôi rất vui khi nhận quà của bạn và muốn bày tỏ lời cảm ơn đến…)
- Thư xin lỗi:
I would like to apologize for…
(Tôi muốn xin lỗi vì…)
I apologize for any inconvenience … may have caused.
(Tôi muốn xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào… có thể đã gây ra)
I am writing this letter to apologize for…
(Tôi viết bức thư này để xin lỗi về…)
Once more, please accept my sincere apologies for…
(Một lần nữa, làm ơn chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi về…)
- Thư mời:
I hope/expect/am eagerly anticipating your attendance at my daughter’s birthday party this weekend at…
(Tôi hy vọng/mong đợi/rất háo hức chờ đợi sự tham dự của bạn tại bữa tiệc sinh nhật của con gái tôi vào cuối tuần này lúc…)
I am having a farewell party because I am moving to a new house. I hope you can visit us at…
(Tôi đang tổ chức một bữa tiệc chia tay vì tôi sắp chuyển đến một ngôi nhà mới. Tôi hy vọng bạn có thể ghé thăm chúng tôi tại…)
Your participation would be an honor for us…
(Sự tham gia của bạn sẽ là một vinh dự cho chúng tôi…)
If you could join us on …, that would be fantastic.
(Nếu bạn có thể tham gia cùng chúng tôi trên…, điều đó thật tuyệt vời.)
- Thư hỏi thăm:
How are things? How is your family? Is your business still stable? How is your children’s study?
(Mọi thứ thế nào? Gia đình bạn thế nào? Công việc kinh doanh của bạn vẫn ổn định chứ? Việc học tập của các con bạn thế nào?)
- Thư chúc mừng:
Christmas is coming, so I want to wish you and your family good luck and happiness
(Giáng sinh sắp đến rồi, tôi muốn chúc bạn và gia đình nhiều may mắn và hạnh phúc.)
Today is your birthday. I wish you good luck, happiness and health in your new age.
(Hôm nay là sinh nhật của bạn. Chúc bạn nhiều may mắn, hạnh phúc và sức khỏe trong tuổi mới.)
- Thư phàn nàn:
I think the reason is that ….
(Tôi nghĩ lí do là…)
Could you tell your department to check the ……?
(Bạn có thể yêu cầu bộ phận của bạn kiểm tra…?)
It should put the matter right if ………
(Vấn đề sẽ được giải quyết đúng nếu như…)
I think the best solution would be ………
(Tôi nghĩ giải pháp tốt nhất là …)
3. Kết thúc
3.1. Câu kết
Please let me know if you have received this letter
(Làm ơn cho tôi biết nếu bạn nhận được bức thư này)
Please respond to this letter as soon as possible for me
(Làm ơn phản hồi cho tôi sớm nhất có thể)
Let me know if you need more information
(Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)
3.2. Ký tên
- Đối với trường hợp có mối quan hệ thân thiết với người nhận:
Love,/ All the best,/ Take care,/ Regards,/ Best wishes,.
- Đối với trường hợp thư trang trọng (biết tên người nhận):
Best regards,/ Warm regards,.
- Đối với trường hợp thư trang trọng (chưa biết tên người nhận):
Yours faithfully
III. Lưu ý quan trọng khi viết thư tiếng Anh
- Lối viết ngắn gọn, súc tích. Và đặc biệt lưu ý là tránh mắc những lỗi không đáng có như lỗi chính tả trước khi gửi đến người nhận
- Không nên viết tắt trong bức thư, để thể hiện thái độ tôn trọng người nhận
- Chú ý lịch sự ở phần mở đầu “Dear or please” và phần cuối thư “Regards”
- Để bức thư thêm phần lịch sự, bạn hãy dùng “would like” thay cho “want” và “could” thay cho “will”
- Và cuối cùng, hãy nhớ kiểm tra thật kĩ tất cả những lỗi nhỏ trước khi gửi cho người nhận
IV. Từ vựng thông dụng trong thư tiếng Anh
Một số từ vựng thông dụng thường được sử dụng trong thư tiếng Anh, bạn có thể tham khảo dưới đây:
- Sincerely: Trân trọng (định kết thư).
- Regards: Chào mừng (định kết thư).
- Appreciate: Cảm kích.
- Grateful: Biết ơn.
- Apology: Lời xin lỗi.
- Inquiry: Thắc mắc, yêu cầu thông tin.
- Enclose: Đính kèm.
- Feedback: Phản hồi.
- Confirmation: Xác nhận.
- Arrangement: Sắp xếp.
- Acknowledgment: Sự nhận biết, sự công nhận.
- Notification: Thông báo.
- Confirmation: Xác nhận.
- Assistance: Sự giúp đỡ.
- Applicant: Người nộp đơn.
- Recipient: Người nhận.
- Signature: Chữ ký.
- Recipient: Người nhận.
- Purpose: Mục đích.
- Greeting: Lời chào hỏi.
- Salutation: Lời chào tôn trọng.
- Closing: Phần kết thúc.
V. Mẫu thư tiếng Anh
- Cấu trúc viết thư tiếng Anh:Thư cảm ơn
Dear Mia,
My name is Sanedy. We met at my house last week!
Thank you very much for the beautiful Christmas gift you gave me.
The hat handmade is truly special and I am deeply touched by your thoughtfulness. It is a perfect addition to my new trip. Every time I look at it, I will be reminded of you and the wonderful moments we’ve shared.
Your generosity and kindness mean the world to me, especially during this festive season. Your thoughtfulness has made this holiday even more special.
I feel truly blessed to have you in my life, and I cherish the moments we spend together. Thank you once again for the lovely gift. I am truly grateful.
Wishing you and your family a joyous and peaceful holiday season. May the coming year bring you all the happiness and success you deserve.
Warmest regards,
Sanedy
Dịch nghĩa:
Chào Mia,
Mình là Sanedy. Chúng ta đã gặp nhau ở nhà mình trong tuần trước!
Cảm ơn rất nhiều về món quà Giáng sinh tuyệt đẹp mà bạn tặng.
Cái mũ tự làm thực sự đặc biệt và mình rất bị ấn tượng bởi sự chu đáo của bạn. Nó thật sự là một điều tuyệt vời cho chuyến đi mới của tôi. Mỗi khi mình nhìn thấy nó, mình sẽ nhớ về bạn và những khoảnh khắc tuyệt vời chúng mình đã có.
Sự hào phóng và lòng tốt của bạn đối với mình thật sự đáng quý, đặc biệt là trong mùa lễ này. Sự chu đáo của bạn đã làm cho mùa lễ này trở nên đặc biệt hơn.
Mình cảm thấy thực sự may mắn khi có bạn ở bên cạnh và mình trân trọng những khoảnh khắc mình cùng nhau trải qua. Một lần nữa, cám ơn bạn về món quà thú vị. Mình thật sự biết ơn.
Chúc bạn và gia đình một kỳ nghỉ vui vẻ và bình yên. Mong rằng năm tới sẽ mang đến cho bạn hạnh phúc và thành công xứng đáng.
Chân thành,
Sanedy
- Cấu trúc viết thư tiếng Anh: Thư chúc mừng
Hey Andy,
Wow, I heard the fantastic news – congrats on your well-deserved promotion! That’s seriously awesome! You’ve been putting in the hard work and it’s paid off big time.
I have to say, you totally deserve this recognition. You’ve always been on top of your game and this promotion is a testament to that.
I can only imagine how exciting this must be for you. This new role is going to be a game-changer, and I have no doubt you’re going to rock it.
I’m looking forward to seeing all the amazing things you’ll accomplish.
I wish you continued success and even more achievements in this new role.
All the best,
Sanedy
Dịch nghĩa:
Xin chào Andy,
Wow, mình nghe tin tuyệt vời – chúc mừng bạn về việc thăng chức xứng đáng của bạn! Đó thật sự là điều tuyệt vời! Bạn đã dốc sức lao động và kết quả đã thực sự đáng kể.
Mình phải nói rằng, bạn hoàn toàn xứng đáng với sự công nhận này. Bạn luôn luôn duy trì phong độ cao và việc thăng chức này là một minh chứng cho điều đó.
Mình chỉ có thể tưởng tượng được sự phấn khích của bạn lúc này. Vị trí mới này sẽ thay đổi mọi thứ, và mình tin chắc rằng bạn sẽ làm rất xuất sắc.
Mình rất mong được thấy những điều tuyệt vời mà bạn sẽ đạt được. Chúc bạn tiếp tục thành công và nhiều thành tựu hơn nữa trong vai trò mới này.
Chúc mừng và tất cả những điều tốt lành nhé,
Sanedy
Xem thêm bài viết gốc tại đây:
